| Тема: | Інше |
| Тема розширена: | Щодо списання протоколів та тендерних документацій створених в організації |
| Суть питання: |
Відповідно до п. 3 ст. 11 Закону № 922 тендерний комітет або уповноважена особа (особи) забезпечує складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань публічних закупівель. Згідно Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів затвердженого наказом мін'юсту від 12.04.2012 № 578/5 передбачено: ст.219 - Документи (протоколи, звіти, експертні висновки, акти, доповіді, економічні обґрунтування, розрахунки) про проведення конкурсних торгів та участь у них (строк списання 3 роки); ст.236 - Листування з організації та проведення конкурсних торгів (строк списання 3 роки). Питання виникло цього року, оскільки доводиться списувати 2016 рік, в якому були процедури закупівлі конкурсних торгів так і публічні закупівлі. Функцію зберігання електронних документів покладено на Електронну систему закупівель. А як бути із документами створеними в паперовому вигляді, що згодом завантажені в систему: тендерна документація, протоколи розгляду? Чи можна паперові документи публічних закупівель знищувати відповідно ст. 219, ст. 236 Переліку (три роки), тобто вже у цьому році? |
| Відповідь на запит 138/2020 | |
|
Шановний користувачу, повідомляємо, що Закон України “Про публічні закупівлі” (далі – Закон) установлює правові та економічні засади здійснення закупівель товарів, робіт і послуг для забезпечення потреб держави та територіальної громади. Поряд з цим повідомляємо, що відповідно до частини третьої статті 12 Закону електронна система закупівель повинна зокрема відповідати вимогам щодо наявності системи збереження даних, що здійснює зберігання протягом не менш як 10 років усіх документів, що надійшли від замовників, учасників, органу оскарження та були створені під час оцінки тендерних пропозицій, та забезпечує автоматичне резервування і відновлення даних. Крім того, відповідно до наказу Мінекономрозвитку від 22.03.2016 № 490 “Про затвердження форм документів у сфері публічних закупівель” створені електронною системою закупівель документи можуть бути у разі потреби роздруковані. У свою чергу, наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 затверджено Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів. Поряд з цим відповідно до Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02.07.2014 № 228 головним органом у системі центральних органів виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері архівної справи і діловодства та створення і функціонування державної системи страхового фонду документації є Мін'юст. |
|
| Відповідь надано: | Департаментом сфери публічних закупівель Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України |
| Теги: | Тендерна документація |